2. júla 2019

Kedysi sekretárky „xeroxovali“, teraz asistentky „zdieľajú“

„Spýtaj sa asistentky, tá to bude vedieť.” Počúvate túto vetu často? Niet sa čomu diviť. Popri upratovačke a recepčnej ste to práve vy, kto má podľa kolegov vo firme prehľad o všetkom. A to nielen o tom, kto, čo, kde a s kým. Ako asistentka alebo office manažérka musíte predovšetkým zvládať riešiť všetky problémy spolupracovníkov, aby firma celkovo fungovala.

Sekretářka vs asistentka

Inzerátov typu „hľadáme sekretárku“ už veľa nenájdete. A nie je to len zmenou názvu pozície na anglický výraz. Pravá ruka riaditeľa, a tým aj celého tímu, musí vedieť zariadiť jeho správne fungovanie a rieši veľkú časť agendy za svojich kolegov. Nie je to „len“ o zapisovaní stretnutí do kalendára, kopírovaní, varení kávy a chodení na poštu. Aj keď sa to mnohým ľuďom nebude páčiť, asistentka je v podstate mozgom firmy. Bez nej by ťažko fungovala tak, ako má. 

Dnes sa žiadna firma nezaobíde bez moderných technológií. Kráčajte s dobou aj vy a využite ich naplno. Prinášame niekoľko užitočných tipov, ako si každodennú prácu (nielen) asistentky a office manažérky uľahčiť. 

Zdieľajte a zdieľajte 

Všetky dôležité informácie odovzdávajte priebežne kolegom. Predídete tak ich zbytočným a neustále sa opakujúcim otázkam. Vytvorte na serveri zdieľaný priečinok, kam budete ukladať všetky dôležité informácie. Chystáte agendu na stretnutie? Naučte svojich spolupracovníkov prečítať si ju na počítači a ušetríte si čas posielaním e-mailov na jednotlivé distribučné zoznamy. Nedaj bože, aby ste ich všetkým tlačili! 

Skenujte s kvetinkou  

Agendu máte spísanú na počítači a do priečinka ju nazdieľate prakticky okamžite. Musíte ale často skenovať tlačené dokumenty a posielať ich rôznym adresátom? Zjednodušte si prácu a nastavte si na tlačiarni cestu požiadavky, ktorú vďaka tomu vybavíte za sekundu. Na tlačiarňach Xerox si ako ikonu pre danú činnosť môžete vybrať napríklad kvetinku. Každodenné skenovanie faktúr a ich odosielanie na účtovné oddelenie si tým zjednodušíte na jedno kliknutie.   

Buďte majstri prekladov 

Poznáte tú situáciu, keď si vaši kolegovia myslia, že rozumiete všetkým jazykom a tovar dokážete objednať pokojne aj v klingončine? Áno, aj to je pre asistentky bežná situácia. Našťastie existujú možnosti, ako rýchlo preložiť akýkoľvek text. Aj keď do klingončiny to práve nebude. Čo keď však ide o preklad podkladov, ktoré máte len v tlačenej podobe? Žiadny problém! S multifunkčnou tlačiarňou Xerox dnes dokážete podklady jednoducho naskenovať a pomocou aplikácie Xerox Easy Translator Service text preložiť do viac ako 40 svetových jazykov. Neveríte? Prečítajte si viac v tomto článku. 

Cestu vyúčtujte raz dva 

Ležia vám na stole haldy nevyúčtovaných služobných ciest vašich kolegov? Zjednodušte si prácu a skenujte účtovné doklady priamo do programu Concur. Aplikácia Connect pre Concur od spoločnosti Xerox vám umožní niekoľkými jednoduchými krokmi priamo na multifunkčnej tlačiarni naskenovať viac pokladničných dokladov naraz, rýchlo ich skontrolovať a odoslať rovno do výdavkového systému. Ušetríte si tak množstvo času a priznajte si – často aj nervov.

Dobrá rada

Nielen asistentky, ale aj všetci ostatní vo firme si môžu zjednodušiť každodennú prácu a prispôsobiť si jednotlivé úkony priamo pre svoje potreby. Aplikácia ConnectKey® od spoločnosti Xerox vám umožní zefektívniť rutinné záležitosti, ako je napríklad skenovanie dokumentov v rôznych formátoch na odlišné cieľové umiestnenia. Prečítajte si viac o jednotlivých aplikáciách v tomto článku, prípadne si dohodnite bezplatnú konzultáciu s odborníkmi spoločnosti Xerox a spýtajte sa na všetko, čo vás zaujíma.

Čítajte ďalej: Chcete vo firme znižovať náklady a zároveň chrániť životné prostredie? Riešenie hľadajte v tlačiarňach