2. júla 2019

„Každá kancelária má svoje silné miesta aj slabiny. Odhaľte ich,“ hovorí Zuzana Lebedová zo spoločnosti Mindio

Niečo u vás vo firme nefunguje a nemôžete prísť na to, čo vašim zamestnancom prekáža? Na vine môže byť nevhodne navrhnutá kancelária, nedostatok súkromia, ale napríklad aj zlá káva. Prísť na to, čo za tým je, môžete napríklad aj „otestovaním“ svojich zamestnancov. „Zámerom našej analýzy je otvoriť vo firme témy, ktoré sú dôležité, ale sú skryté pod povrchom a môžu vytvárať problémy,“ hovorí Zuzana Lebedová zo spoločnosti Mindio.

Kancelář

Aké bývajú najčastejšie problémy v kanceláriách? 

Možno vás moja odpoveď prekvapí, ale nie je to nič konkrétne. Nedá sa povedať, že najčastejším problémom v kancelárii je napríklad otvorený priestor, tzv. open space. Ide skôr o niekoľko vzájomne súvisiacich konfliktov, zvyčajne hodnotových, ktoré v rôznych spoločnostiach môžu nadobudnúť rôzne podoby. 

S akými konfliktmi sa teda stretávate najčastejšie? 

Pre mnohých zamestnancov je dnes asi najvyššou hodnotou flexibilita a samozrejme očakávajú, že pracovné prostredie bude túto hodnotu rešpektovať. Ďalším typickým konfliktom je rovnováha medzi pracovným a súkromným životom. Ľudia sú dnes zmierení s tým, že v práci trávia množstvo času. Chcú však mať aj priestor na svoje súkromné záležitosti, telefonáty, mať možnosť sa pokojne a dobre najesť. Nakoniec ešte musím spomenúť úplne klasický konflikt, ktorý je asi najčastejší, a to konflikt osobný priestor vs potreba spolupráce. Tímy potrebujú mať prostredie prispôsobené tomu, aby mohli čo najlepšie spolupracovať. Zároveň ale každý z nás potrebuje mať svoj osobný priestor, kde sa venujeme analytickej, kreatívnej alebo inej individuálnej činnosti, ktorá si vyžaduje sústredenie. 

Sledujete nejaké trendy v tom, ktoré problémy sú pre firmy spoločné? 

Trendy vychádzajú práve z tých spomínaných konfliktov. Pre lepšiu názornosť skúsim byť úplne konkrétna. Tak napríklad káva a toalety majú vždy vysokú prioritu. Káva je symbolom toho, aký má zamestnávateľ vzťah k potrebám ľudí a k ich rituálom. Ako sa vníma čas na kávu, aká kvalitná je firemná káva… Dôležitý je napríklad aj ekologický postoj k jej podávaniu. Pre niekoho sú nepredstaviteľné plastové tégliky alebo jednorazové kapsuly. Dnes tiež stále častejšie vznikajú firemné kaviarne. 

Čo technológie a firmy? Možno v ich prípade sledovať nejaké konflikty?

Podľa našich výsledkov ľudí často stresuje práve inteligentná kancelária. Nič si nezapnú tlačidlom, všetko ovláda aplikácia v mobile. Nemám ale dostatok podkladov na to, aby som mohla hovoriť vo všeobecnej rovine.  

S akými problémami sa na vás firmy obracajú?

Dôvody sú rôzne. Jedným z nich býva latentná alebo naopak úplne zjavná nespokojnosť v tíme, ktorá môže nejakým spôsobom súvisieť s pracovným prostredím. U väčších klientov je to tiež forma benefitu. Zadávateľ tým hovorí: „Zaujíma nás, ako sa tu cítite. Je niečo, čo môžeme vylepšiť?” Potom sú to úplne praktické, finančné dôvody. Firma napríklad plánuje relokáciu či reštrukturalizáciu a chce vedieť, čo v aktuálnom prostredí zamestnancom vyhovuje a nevyhovuje. 

Môžete nám priblížiť, čo presne Mindio firmám ponúka? 

Náš softvér je postavený na cca 60 štandardizovaných pojmoch, prostredníctvom ktorých snímame odpovede respondenta. Pojmy môžeme a často musíme upraviť na mieru podľa potrieb klienta na základe vstupného rozhovoru. Klientovi dávame nielen surové dáta vo forme tabuliek a grafov, ale tiež analýzu a interpretáciu výstupov. Všetky zadané dáta sú samozrejme anonymné – ide o to, aby respondenti mohli byť maximálne otvorení. Klientom dávame aj odporúčania vychádzajúce z našich skúseností. Nemôžu ale čakať rady typu presťahujte sa z Prahy 4 do Prahy 6 a zamestnanci budú šťastní. (smiech) 

Nemôžu zamestnanci ovplyvniť samotné výsledky, skresliť ich?   

Systém sa nedá ovplyvniť a získané reakcie nie sú mentálne korigované. Je postavený na metóde farebných a slovných asociácií, čo je moderná komplexná psychodiagnostická metóda vychádzajúca z práce švajčiarskeho psychológa Maxa Lüschera. Uprostred monitora sa objaví slovo alebo slovné spojenie, okolo neho je vo farebnej škále osem základných farieb. Respondent si to slovo prečíta, vysloví ho a vyberie tri farby. Svoju rolu hrá výber farieb, ich poradie, rýchlosť reakcie. Snímač tiež obsahuje spôsoby, ako odhaliť, či sa niekto pokúša systém ovplyvniť, tieto odpovede sú automaticky vyradené. 

Pre aký typ a aké veľké firmy je tento softvér vhodný? 

Mindio skúma skupinovú dynamiku, za najmenšiu možnú skupinu považujeme štyroch respondentov. Čím je tím väčší, tým sú odpozorované tendencie silnejšie. 

Môžete uviesť nejaký konkrétny príklad, ako ste niektorej firme pomohli? 

Vždy je zaujímavé, ak analýza prinesie výstupy, ktoré si zdanlivo protirečia. Jednou takouto kontroverziou bol tím, ktorý sa profiloval ako veľmi koherentný, respondenti vyjadrili veľmi pozitívne asociácie tímovej spolupráce. Na druhej strane ale ich zasadacia miestnosť pritiahla maximum negatívnych asociácií. To im nedávalo zmysel. Nám ale áno. Zasadacie miestnosti sú pre ľudí emočne „prázdne“ miesta, územia „nikoho“, často spájané s veľmi negatívnymi konotáciami, to už u nás v spoločnosti Mindio vieme. V spoločnosti presunuli svoje interné porady do relaxačnej zóny a myslím, že by potvrdili veľký pozitívny efekt tejto zmeny. Vždy ma poteší, keď na záverečnej prezentácii vidím, že zistené výsledky u klientov rezonujú. Že sa nám podarilo pomenovať to, čo si mysleli, a teraz k tomu majú aj objektívne dáta. 

Dobrá rada

Ste v práci spokojní, ale používanie tlačiarne vás privádza do šialenstva? Nemusí. Vďaka multifunkčnej tlačiarni od spoločnosti Xerox a technológii ConnectKey môžete pracovať rýchlo a jednoducho. Aplikácia vám umožní zautomatizovať každodenné úlohy ako napríklad skenovanie faktúr a ich odosielanie na účtovné oddelenie pomocou jediného kliknutia. Chcete vedieť viac? Dohodnite si bezplatnú konzultáciu s odborníkmi spoločnosti Xerox a ukončite svoje trápenie.

Čítajte ďalej: Moderná kancelária nie je len miesto na prácu. Má inšpirovať a motivovať

Zuzana Lebedová

Zuzana Lebedová

Zuzana Lebedová pôsobí ako marketingová špecialistka v oblasti architektúry a dizajnu pre agentúru Idealab. Od začiatku bola pri zrode internetovej aplikácie Mindio ako spoluautorka a výkonná riaditeľka. Mindio je pre ňu to, čo na poli kancelárskych interiérov chýbalo: exaktný nástroj, vďaka ktorému je možné lepšie rozvíjať potenciál jednotlivcov aj tímov, zvyšovať ich efektivitu a spoločnostiam výrazne znižovať náklady.